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Qué hace Datosegur (1): Estructura y Productividad

La estructura que se dé a la comunicación en la empresa es relevante para su productividad. Con las posibilidades que nos brinda la tecnología móvil es posible tener en comunicación instantánea y grupal a colectivos que comparten intereses o responsabilidades. Cada uno de estos grupos es a su vez una oportunidad de segmentar los mensajes y la documentación con los colectivos distintos de nuestra organización, ya que no es lo mismo lo que se comunica con el personal administrativo, comercial o de mantenimiento. La estructura multiplica sus elementos si la organización tiene además varias sedes donde desarrolla su actividad.

Si renunciamos a tener suficientes elementos o grupos en la estructura, los pocos grupos tendrán un éxito limitado: por un lado cada mensaje tendrá varios usuarios descontentos porque el móvil les avisó para algo que no era de su interés; por otro lado algunos usuarios no comunicarán mensajes por temor a molestar a usuarios con algo que no es de interés para todos.

Si por el contrario apostamos por crear muchos elementos o grupos en la estructura, necesitamos las herramientas que nos proporciona una herramienta profesional como Datosegur las cuales nos permitan gestionar la complejidad de un modo sencillo.

Imaginemos una empresa con 3 tipos de actividad y que trabaja en 50 provincias españolas. Creamos 150 grupos de comunicación. A continuación, etiquetamos cada grupo con 2 parámetros: tipo de actividad y provincia. Supongamos que un tipo de actividad es “comerciales” y una provincia es Valencia. Gracias a la estructura y etiquetado, con un solo click del Panel de gestión podremos enviar una actualización del catálogo a todos comerciales de España (50 grupos), una encuesta a todos los empleados de Valencia (3 grupos) o comunicar un mensaje a todos los empleados de España (150 grupos).

El siguiente elemento de estructura es la definición de cómo queremos que sea la comunicación en cada grupo. La comunicación puede ser en un Timeline lineal, tipo Whatsapp, donde todos los Temas tienen el mismo nivel, o mejor en una estructura de dos niveles (Temas y comentarios a los temas), de modo que se reduce el tamaño del Timeline al quedar la información mejor ordenada. Esta estructura de dos niveles permite comentar un mensaje varias horas después de que fue publicado, en contraposición a la estructura en un nivel, donde el comentario a un mensaje en el grupo, si no se hace enseguida, pronto quedaría fuera de contexto.

La herramienta de configuración del modo de comunicación de Datosegur permite que en cada grupo decidamos si queremos que los usuarios puedan poner Temas y Comentarios, o solo Comentarios a los temas del administrador, o ni Temas ni Comentarios (en este caso se asemejaría a los grupos de difusión de Whatsapp), y en este último caso tendríamos todavía la opción de poner un botón de preguntas o sugerencias dirigidas al administrador del grupo. Esta flexibilidad nos permite crear grupos que cubran distintas necesidades dentro de la organización.

Podremos permitir en cada grupo que se pueda o no iniciar conversaciones privadas entre los miembros del grupo. Por ejemplo, es una posibilidad interesante en grupos donde dos usuarios puedan colaborar entre sí sin molestar al grupo mientras que podría no ser interesante en un grupo de difusión en el que haya usuarios con intereses muy diferentes

Decidiremos además para cada grupo si queremos que sean abiertos o cerrados. Grupos cerrados son los habituales en la comunicación interna de empresas y organizaciones. Los grupos abiertos se diferencian de los anteriores por el acceso de los usuarios y que los usuarios pueden invitar a otros usuarios. Entre los clientes de Datosegur que utilizan los grupos abiertos se encuentran los ayuntamientos para la comunicación con la ciudadanía segmentada por barrios y temáticas de interés y también los clubs deportivos para la comunicación con la afición.

Asimismo, se puede elegir para cada grupo si queremos un horario de inactividad. Es una funcionalidad creada para facilitar la compatibilidad de la vida familiar con el trabajo. En este horario especial, el móvil del usuario no avisa de actualizaciones, con la sola excepción de que sí avisa si se trata de un mensaje del administrador del sistema, ya que podría tratarse de una emergencia y en este caso sí es deseable que avise el móvil.

Así preparada la estructura con sus elementos, corresponde a continuación dar acceso a los usuarios a los grupos que corresponda a cada usuario. Hay varias maneras en que un usuario accede a grupos de la organización, de modo que se cubra cualquier necesidad de cualquier colectivo:

  1. El acceso a grupos abiertos puede ser: por invitación de otro usuario, por la introducción de un código promocional y por la selección entre un menú de grupos abiertos que ofrece la organización.
  2. El acceso a los grupos cerrados se habilita mediante códigos de un solo uso que genera el administrador del sistema y que entrega a cada usuario. El código se introduce al acceder el usuario al sistema por primera vez y le identifica. El usuario así identificado tendrá acceso a uno o varios grupos, determinados por el administrador. El administrador podrá habilitar un menú para que el usuario identificado seleccione algún grupo adicional de su interés. El administrador dispone de un Panel de gestión desde el cual otorga o quita accesos a los grupos a los usuarios ya identificados.
  3. El acceso a los grupos cerrados se configura previamente para cada usuario. A cada usuario se le da un usuario y contraseña, que pueden cambiar en la primera instalación. Típicamente, el usuario es un email del usuario. Se incluye la herramienta para generar con un solo clic ilimitados accesos de usuario y contraseña a partir de un listado de emails de la organización.

Por último, la estructura se termina con la delegación de funciones de administrador en colaboradores del cliente. Los administradores pueden realizar funciones adicionales desde su versión de la app que no pueden realizar los demás usuarios. Las facultades de cada administrador se configuran para que pueda hacer exactamente lo que se le encomiende, por ejemplo un administrador puede que no necesite crear o editar grupos de modo y al no autorizarle a ello aseguramos que su gestión no alterará el número de grupos o su funcionamiento. Además, estos poderes pueden valer para todo el sistema o seleccionar sobre qué grupos se le otorgan los poderes de administrador. Todas las acciones que realice un administrador son registradas por el sistema y son verificables por el cliente.