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¿Por qué no debemos seguir comunicándonos con apps gratuitas?

  1. Por motivos de seguridad.

  2. Por motivos de productividad.

1. Por motivos de seguridad

Whatsapp, Facebook y Twitter nos han enseñado que las organizaciones pueden ser más productivas con una mejor comunicación interna y externa gracias a la tecnología móvil.

Sin embargo, un análisis de sus Términos de uso y Política de datos revela que sus servicios gratuitos son en realidad la base en la que se apoya una industria de miles de millones de euros. En general, estas empresas de Big Data consiguen la autorización de prácticamente todo el mundo para grabar sus datos y cruzarlos con datos de otras bases de datos sin límite de tiempo. Como dice expresamente Twitter, se permite “sacar conclusiones” y lógicamente actuar en base a ellas.

Se tiende a pensar que dichas conclusiones se utilizarán de modo “benigno”, y que sirven y servirán para vender productos y servicios ajustados a cada perfil individual. Sin embargo, nada impide que en el presente o en el futuro las conclusiones se utilicen para cualquier fin de quien pague por los datos. Las conclusiones no excluyen conocer las redes de contactos y quién influye sobre quién, etc. y otras más sensibles como la religión, raza, el estado de salud, etc. Por ejemplo, si el sistema detecta que el usuario va todos los sábados a una sinagoga, la conclusión es que es judío.

Como decíamos, esta grabación y proceso de datos de nuestras vidas y las de nuestros hijos se está haciendo sin límite de tiempo. Tanto valor tienen estos datos que en 2014 Facebook compró Whatsapp, una app con menos de 7 años de vida, se dijo que por 19.000 millones de dólares. Reflexionemos sobre este dato para darnos cuenta de que no somos capaces de imaginar la magnitud del problema. ¿Cuánto dinero es 19.000 millones de dólares? Se nos ocurre imaginar que juntamos un billete de dólar al lado de otro billete de dólar para cubrir la distancia entre Madrid y la sede de Facebook en Silicon Valley. Y efectivamente, cubriríamos esta distancia … ¡dos mil veces!. Y nos hemos quedado igual, somos incapaces de imaginar qué son 2000 veces esta distancia.

Del mismo modo, somos incapaces de imaginar las consecuencias que tendrán la grabación y procesamiento de nuestros datos, los de nuestros gobernantes, nuestras mejores empresas, nuestras fuerzas de seguridad, nuestros hospitales, nuestras universidades, etc. que de un modo u otro vienen utilizando los servicios gratuitos de estas empresas de Big Data.

El problema se hace mayor en cuanto que las empresas de Big Data se han ganado la dependencia inconsciente de gobiernos locales y autonómicos y de las empresas de prensa, radio y televisión, las cuales día tras día piden a los ciudadanos que conecten con ellos a través de estos medios gratuitos. Por ejemplo, todo programa de radio que se precie le pide a los oyentes que les contacten por Whatsapp o el ayuntamiento de Madrid que dice a los ciudadanos que su canal oficial para notificar si hay restricciones al tráfico por contaminación es Twitter. Unos y otros lo hacen encantados porque también les interesa la pequeña fracción de los datos que a modo de migajas les dejan picar estas empresas, cuando el verdadero valor lo extraen ellas mismas al procesar y cruzar los datos con otras fuentes de datos propias o de terceros. En nuestro recorrido por España nos hemos encontrado situaciones curiosas de adaptación de Whatsapp en lugares donde ellos mismos creían que no se debería, con soluciones cuando menos curiosas. En un centro de formación un jefe de estudios nos dijo que él se comunicaba con Whatsapp con los alumnos, pero que él no crea el grupo, sino que le dice a un alumno de la clase que lo cree y después le invite, y que con eso el problema queda solucionado. En un hospital, el director reconoció que el personal se comunica con Whatsapp, pero que no es problema en cuanto que no sea un servicio de comunicación oficial del hospital. En un colegio nos dijeron que los padres se unen voluntariamente al grupo de Whatsapp de la clase de sus hijos, pero nosotros pensamos que esta decisión no es voluntaria, ¿qué padre puede no estar en un grupo que distribuye fotos y comentarios relacionados con sus hijos? …

Y en este recorrido también hemos encontrado organizaciones más avanzadas que ya eran conscientes del problema y que buscaban soluciones de comunicación que les permitieran tener sus propios Términos de uso y Política de datos: Nuestros clientes.

Suponemos que ha quedado claro, pero por si acaso añadimos otro dato. Una característica que tienen en común las normas de uso de las apps gratuitas es que se reservan la facultad de ser cambiadas en cualquier momento. En consecuencia, una organización que responsablemente hubiera revisado los Términos de uso y Política de datos y considere que puede comunicarse utilizando Whatsapp o Twitter, pensamos que para seguir siendo responsable tendrá la obligación de revisar continuamente las normas de estas apps.

2. Por motivos de Productividad.

La Productividad es el segundo motivo por el que nos contratan las empresas y organizaciones conscientes de que una buena comunicación revierte en incrementos de productividad, mayor colaboración, reducción del número de errores, menos reuniones presenciales, etc.

Como hemos dicho en el apartado anterior, las apps gratuitas son suministradas por empresas que recopilan datos, y es precisamente para ese objetivo para lo que están diseñadas.

Nuestras empresas y organizaciones que utilizan las apps gratuitas dejan de beneficiarse de la productividad que les reportaría un servicio diseñado para empresas y organizaciones. Por ejemplo, en nuestro recorrido comercial nos encontramos un gerente de un partido político que tenía 17 grupos de Whatsapp para conectar con 17 delegaciones locales de su responsabilidad. Cada vez que tenía que decir algo, lo tenía que publicar 17 veces y luego estar pendiente y gestionar las reacciones en cada uno de esos grupos. El estrés que tenía este gerente limitaba el valor que podía extraer de todos estos grupos. Esta falta de productividad la hemos visto repetida en empresas, ayuntamientos, colegios, centros de formación, clubs deportivos, asociaciones, administradores de fincas, etc.

Una herramienta de comunicación profesional tiene que ser configurada para este fin desde el principio y estar dotada de un Panel de control desde el que gestionar:

  • La estructura de los grupos, quién tiene que estar en cada grupo, etiquetar grupos, etiquetar usuarios, delegación de facultades de administración en colaboradores, etc.
  • La comunicación, llegar en tiempo real o programado con un solo clic a los grupos interesados en un mensaje o en un documento, confirmar la recepción de la documentación remitida, hacer encuestas, etc.
  • El análisis de la base de datos que genera la comunicación.

En el apartado siguiente trataremos con profundidad las herramientas de estructura que te ofrece Datosegur. Si la productividad de tu organización mejora con una buena comunicación móvil, la gerencia debería conocer la respuesta a dos sencillas preguntas: ¿Cuántos grupos hay? ¿En cada grupo está quien debería estar, en línea con la estrategia y objetivos de la empresa? En nuestro recorrido comercial hemos encontrado que en muchas organizaciones sus directores afirman que los miembros o empleados se comunican en grupos de Whatsapp, pero ellos no saben cuántos grupos hay. Asimismo reconocen que estos grupos se han creado espontáneamente y por tanto su composición es mejorable, no se sabe si en un grupo falta alguien que debería estar y en otro sobra alguien que no debería estar.